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HERPでは3つの方法で応募者との日程調整を行うことが可能です。選考官や応募者の状況に応じて日程調整方法をご選択ください。
こちらのページでは【2】・【3】の「選考予定を調整する方法」をご案内します。
1の確定した予定を作成する方法はこちらのガイドをご確認ください。
コンタクト機能をご利用中のテナントでは、「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。 社内でGoogleカレンダーを利用しており、日程を調整するメンバーのカレンダーの空いている時間枠から選択してもらいたい場合に便利にご利用いただけます。
利用可能なカレンダー：Googleカレンダー
利用可能なWeb会議：Google Meet、Zoom
日程調整の候補日は、以下の条件で表示されています。
土日祝を除く平日
「日程調整可能な時間帯」に指定されている時間帯（デフォルトでは8:00-22:00になっています）の30分/45分/60分/90分/120分枠
選考予定参加者として追加したメンバーのGoogleカレンダーに予定が入っていない時間帯
Googleカレンダー上の重なる予定が「予定なし」に設定されている時間帯
Googleカレンダー上の重なる予定に「不参加」と回答している時間帯（2025年2月27日より）
Googleカレンダーの予定名に
[面接可]が含まれている時間帯提示される候補日程は、「翌日から1週間以内」
翌日とは、リンクをクリックしたタイミングから24時間以降
1週間以内の候補日程が10枠に満たなかった場合のみ、1週間以降（30日以内）
1週間以上先の日程を提示したい場合は、機能利用フォームより「日程調整の候補日を2週間先まで表示する」を申請いただくことで、候補日程の期間を 2週間に拡大できます。ご希望の方はこちらから利用申請してください。
管理画面（アカウント・全体設定）でアカウント情報をクリックし、「日程調整可能な時間帯」の欄の「変更する」をクリックします。
「日程調整可能な時間帯」の開始時間と終了時間をを入力し、「変更内容を保存する」をクリックします。
候補日は、土日祝日を除く平日が表示されます。特定の曜日を表示させたくない場合は、Googleカレンダー側でブロックしてください。
提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。候補日は面接官のカレンダー上で仮押さえされます。
企業側から日程を提示したい場合に便利にご利用いただけます。
利用可能なカレンダー：Googleカレンダー、Outlookカレンダー
利用可能なWeb会議：Google Meet、Zoom、Microsoft Teams
日程調整機能を利用されるすべての企業様で必要
面談/面接を担当する全てのメンバーおよび採用担当者（予定作成者）が、事前に GoogleカレンダーあるいはOutlookカレンダー を個人連携している必要があります。
日程調整機能にて、Web会議URLをZoomで発行されたい企業様にて必要
「空き日程を共有する方法」かつ「全員が参加できる日程」で調整する場合、あるいは「日程を提案する方法」で調整する場合、日程調整者あるいは参加者のうち最低1名が必ずZoomを連携する必要があります
「誰か1人でも参加できる日程」で調整する場合、日程調整者が必ずZoomを連携する必要があります
Zoom を HERP Hire と連携する手順は、こちらのガイドを参照してください。
コンタクトを登録する
予定を調整する前にコンタクトの作成が必要です。詳細はこちらのガイドをご確認ください。
「予定の作成・調整画面」にて「日程を調整する」を選択する
登録済みのコンタクトに対して予定を調整する場合は、「コンタクト」タブを開き「予定を調整する」をクリックする
コンタクトの予定に関する情報を入力する。
作成する選考予定名：予定の名称を入力します。
選考予定の所要時間：30分/45分/60分/90分/120分枠を選択します。
日程を調整するメンバー：日程を調整するユーザーを選択します。
日程を調整するメンバーは、その応募へのアクセス権限を持っているユーザーの中から複数選択できます。
ゲスト権限のメンバーは、事前に担当メンバーに追加することで「日程を調整するメンバー」として選択できます。
設定方法はこちらのガイドをご確認ください。
日程の調整方法を選択する。「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。
日程の決め方を選択する。
「全員が参加できる日程」または「誰か1人でも参加できる日程」から選択します。
「誰か1人でも参加できる日程」での調整の場合、以下の仕様にご注意ください。
候補者が選択した日程で参加可能なすべてのメンバーが選考予定に追加されます。仮に参加不要なメンバーがいる場合、日程調整完了後に、選考予定の参加者から削除してください。
Zoom発行をしたい場合、日程調整者（日程調整URLの作成者）が必ずZoom連携をしている必要があります。これがない場合、Web会議URLに”Zoom”が選択肢として表示されません。
Web会議URLを選択する。
日程調整者および参加者の外部連携サービスに応じて、Web会議URLの選択肢として”Google Meet / Zoom / 作成しない”が表示されます。
なお、Zoomを選択した場合、「Zoomミーティングのホスト」が表示されます。
「全員が参加できる日程」を選択した場合には、「Zoomミーティングのホスト」の選択肢として日程調整者と参加者の中でZoom連携をしているユーザーが表示されます
「誰か1人でも参加できる日程」を選択した場合には、「Zoomミーティングのホスト」には、日程調整者が設定されます。（参加者からホストを指定することができません。）
（任意）会議室を選択する。
「日程を調整するメンバー」に選択された参加者と選択した会議室において両方空きのある日程が表示されます。
デフォルトでは、日程調整リンクにアクセスした時刻の24時間以降の日程が候補として表示される仕様になっております。もし24時間以内で面接を調整する場合、日程を提案する方法のご活用をご検討ください。
提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。
候補日時を追加する
仮時間枠は翌日から30日後までの間で選択することができます。
参加者のGoogleカレンダー/Outlookカレンダー上に自動で仮時間枠が反映されます。
候補日が確定された場合の挙動は、各カレンダーで以下の通りです。
Googleカレンダーで上の仮時間枠は削除されます。
Outlookカレンダー上では、確定時間帯以外のカレンダーが「キャンセルされた予定」として扱われます。
各カレンダー上のスケジュールの有無は考慮されません。スケジュールがある時間帯でも選択肢に表示されます。
日程候補の変更を後から変更することはできません。
1つの仮時間枠について、日本時間の00:00~23:30の範囲でのみ選択ができます。日をまたいでの設定は現在対応しておりません。
「空き時間を提案する方法」と以下の点が異なります。
「日程の決め方」（全員が参加できる日程・誰か1人でも参加できる日程）の選択には対応しておりません。
当日の日程表示には対応しておらず、翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。
この方式では日程調整者がZoomを連携していない場合、Web会議URLにZoomが表示されません。
Outlookカレンダーの場合、日程の確定およびカレンダー上のブロックならびにTeamsURLの発行は可能ですが、会議室を同時に確保することができません。
（任意）選考予定の詳細を入力する
予定に関する詳細説明を入力します。外部カレンダーの予定のメモや説明に反映されます。
ページ下部にある「日程を調整する」または「作成する」をクリックし完了する。
※予定調整モーダルの立ち上げ方法によって、いずれかのボタンが表示されます。クリック後の挙動は以下をご確認ください。
日程を調整する：続けてコンタクト評価の依頼ができる
作成する：完了モーダルが表示され、「評価を依頼する」をクリックすると続けてコンタクト評価の依頼ができる
コンタクトの日程調整リンクが作成されると、「コンタクト」タブに、該当のコンタクトに紐づく形でURLが表示される。
候補者から日程調整リンクにて回答が送信されると、当該コンタクトに紐づく形で予定が作成される。
Slack（チャンネル）
メール
「管理者」「リクルーター」「アシスタント」権限を持つメンバー
Slack（チャンネル）
メールのみ
「管理者」「リクルーター」「アシスタント」権限を持つメンバー
メール ＆ Slack（DM）
参加者（面接官）、日程調整リンク作成者
応募者へ日程調整リンクを自動で通知する機能はないため、「応募者メール」や「エージェントメール」で通知をお願いします。
日程調整リンクはメールテンプレートの変数に対応しています。
詳細は以下のサービスガイドをご確認ください。
貴社から通知された日程調整リンクをクリックすると、候補日時が表示されます。候補日時から応募者が希望日時を選択すると、確定した日時・会議URL（発行・表示設定をしている場合のみ）が表示されます。
なお、応募者がその画面で「Googleカレンダーに予定を登録する」をクリックした場合、応募者自身のGoogleカレンダーに予定を登録することができます。
一度日程を確定したリンクを再度クリックした場合には、上記の画面が表示されます
一度日程を確定した後に貴社側で選考予定を変更・削除した場合、応募者がご自身で登録したカレンダーには該当の変更が反映されないため、再度ご案内される際には日程の取り間違えが起こらないようにご注意ください。
応募者側のカレンダーにもその旨注意事項として記載しております。
こちらのガイドにまとめておりますので、ご確認ください。