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HERPでは3つの方法で応募者との日程調整を行うことが可能です。選考官や応募者の状況に応じて日程調整方法をご選択ください。
こちらのページでは2・3の選考予定を調整する方法をご案内します。
1の確定した予定を作成する方法はこちらのガイドをご確認ください。
コンタクト機能をご利用中のテナントでは、「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。 社内でGoogleカレンダーを利用しており、日程を調整するメンバーのカレンダーの空いている時間枠から選択してもらいたい場合に便利にご利用いただけます。
日程調整の候補日は、以下の条件で表示されています。
土日祝を除く平日
「日程調整可能な時間帯」に指定されている時間帯（デフォルトでは8:00-22:00になっています）の30分/45分/60分/90分/120分枠
選考予定参加者として追加したメンバーのGoogleカレンダーに予定が入っていない時間帯
Googleカレンダー上の重なる予定が「予定なし」に設定されている時間帯
Googleカレンダー上の重なる予定に「不参加」と回答している時間帯（2025年2月27日より）
Googleカレンダーの予定名に
[面接可]が含まれている時間帯提示される候補日程は、「翌日から1週間以内」（1週間以内の候補日程が10枠に満たなかった場合のみ、1週間以降（30日以内））
1週間以上先の日程を提示したい場合は、機能利用フォームより「日程調整の候補日を2週間先まで表示する」を申請いただくことで、候補日程の期間を 2週間に拡大できます。ご希望の方はこちらから利用申請してください。
管理画面（アカウント・全体設定）でアカウント情報をクリックし、「日程調整可能な時間帯」の欄の「変更する」をクリックします。
「日程調整可能な時間帯」の開始時間と終了時間をを入力し、「変更内容を保存する」をクリックします。
提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。候補日は面接官のGoogleカレンダー上で仮押さえされます。
企業側から日程を提示したい場合に便利にご利用いただけます。
日程調整機能をを利用するには、面談/面接を担当する全てのメンバーおよび採用担当者（予定作成者）が、事前に Googleカレンダー を連携する必要があります。
Googleカレンダー を HERP Hire と連携する手順は、こちらのガイドを参照してください。
コンタクトを登録する
予定を調整する前にコンタクトの作成が必要です。詳細はこちらのガイドをご確認ください。
「予定の作成・調整画面」にて「日程を調整する」を選択する
登録済みのコンタクトに対して予定を調整する場合は、「コンタクト」タブを開き「予定を調整する」をクリックする
コンタクトの予定に関する情報を入力する。
作成する選考予定名：予定の名称を入力します。
選考予定の所要時間：30分/45分/60分/90分/120分枠を選択します。
日程を調整するメンバー：日程を調整するユーザーを選択します。
日程を調整するメンバーは、その応募へのアクセス権限を持っているユーザーの中から複数選択できます。
日程の調整方法を選択する。「空き日程を共有する方法」「日程を提案する方法」の2つの方法で日程調整を行うことができます。
参加メンバーのGoogleカレンダー上の空き予定を自動で抽出し提示することができます。
日程の決め方を選択する。
「全員が参加できる日程」または「誰か1人でも参加できる日程」から選択します。
「誰か1人でも参加できる日程」での調整の場合、候補者が選択した日程で参加可能なすべてのメンバーが選考予定に追加されます。仮に参加不要なメンバーがいる場合、日程調整完了後に、選考予定の参加者から削除してください。
（任意）会議室を選択する。
「日程を調整するメンバー」に選択された参加者と選択した会議室において両方空きのある日程が表示されます。
デフォルトでは、日程調整リンクにアクセスした時刻の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「空き日程を共有する方法」のみ、ご希望の場合については当日の日程を表示することも可能です。HERP側で設定が必要な機能となりますので、ご希望の場合はお問い合わせください。
提示したい候補日を指定して候補者に送ることができます。
候補日時を追加する
仮時間枠は翌日から30日後までの間で選択することができます。
参加者のGoogleカレンダーで上に自動で仮時間枠が反映されます。
候補日が確定されると、Googleカレンダーで上の仮時間枠は削除されます。
Googleカレンダー上のスケジュールの有無は考慮されません。スケジュールがある時間帯でも選択肢に表示されます。
日程候補の変更を後から変更することはできません。
1つの仮時間枠について、日本時間の00:00~23:30の範囲でのみ選択ができます。日をまたいでの設定は現在対応しておりません。
「日程の決め方」（全員が参加できる日程・誰か1人でも参加できる日程）の選択は対応しておりません。
日程調整リンク作成時の翌日以降の日程が候補として表示される仕様になっております。「日程を提案する方法」は当日の日程表示には対応しておりません。
（任意）選考予定の詳細を入力する
予定に関する詳細説明を入力します。外部カレンダーの予定のメモや説明に反映されます。
ページ下部にある「日程を調整する」または「作成する」をクリックし完了する。
※予定調整モーダルの立ち上げ方法によって、いずれかのボタンが表示されます。クリック後の挙動は以下をご確認ください。
日程を調整する：続けてコンタクト評価の依頼ができる
作成する：完了モーダルが表示され、「評価を依頼する」をクリックすると続けてコンタクト評価の依頼ができる
コンタクトの日程調整リンクが作成されると、「コンタクト」タブに、該当のコンタクトに紐づく形でURLが表示される。
候補者から日程調整リンクにて回答が送信されると、当該コンタクトに紐づく形で予定が作成される。
応募詳細ページの上部にある「日程調整リンクを作成する」をクリック
日程調整リンクを作成するためのフォームへ遷移する
選考予定名、日程を調整するメンバー、日程の決め方を入力する
（任意）日程調整によって確定した際の会議室をGoogleカレンダーにあるリソースから選択する
会議室は、1度の日程調整時に最大5つまで複数選択可能です
「更新する」ボタンをクリックすると、最新の会議室のリソースが連携されます
「日程を調整するメンバー」に選択された参加者と選択した会議室において両方空きのある日程が表示されます
会議室が選択されているカレンダーのタイトルに[面接可]と記載しても会議室の空き枠としてはカウントされません。
また、会議室が選択されているカレンダーが「予定なし」の場合でも会議室の空き枠としてはカウントされません。
「作成する」をクリック
自動で応募詳細ページのタイムラインに日程調整リンクを含むコメントが投稿される
「誰か1人でも参加できる日程」で調整を行った場合、候補者が選択した日程に参加可能なすべてのメンバーが選考予定に追加されます。仮に参加不要なメンバーがいる場合、調整完了後に選考予定の参加者から削除してください。
「日程調整可能な時間帯」は、デフォルトで8時〜22時に設定されておりますが、メンバーの個人設定にて「日程調整可能な時間帯」を設定していただけます。
通知先：選考予定の参加者
通知方法：Slack(DM)、メール
こちらのガイドにまとめておりますので、ご確認ください。