日程調整をご利用いただく中で「URLを開くとエラーが出る」、「日程調整したのにGoogleカレンダーに反映しない」など意図しない状況になる場合があります。
こちらのエラーが出る場合、「日程を調整するメンバー」に選ばれているユーザー側でGoogleカレンダー連携ができていないまたは権限が不足している可能性があります。
一度、日程調整リンク作成画面を閉じてタイムラインをご確認ください。
タイムラインに記載されたメンバーに、Googleカレンダーとの連携設定の確認を依頼してください。
アカウント・全体設定の「外部サービスアカウント」で、Googleカレンダーをクリックします。
右側の「…」アイコンをクリックして、「連携する」をクリックします。
Googleログインの画面が表示されるので、連携したいGoogleアカウントを選択します。
Googleアカウントへのアクセス許可の画面が表示されるので、「すべてのカレンダーの予定の表示と編集」にチェックを入れて、「許可」を選択します。
こちらのエラーが出る場合、「日程を調整するメンバー」に選ばれているユーザー側でGoogleカレンダー連携は実施いただいているものの、連携時に付与する必要のある権限が不足している可能性がございます。
または、一度問題なく連携いただいたものの、後にGoogle側で「アカウントにアクセスできるアプリ」などから権限を削除されている場合も想定されます。
その場合のご対応事項としては、対象のユーザー側で一度Googleカレンダー連携を解除いただき、再度ご連携をお願いします。
その際に、必要な権限が付与されているかを合わせてご確認お願いします。(下図の「すべてのカレンダーの予定の表示と編集」)
こちらの場合は、「日程を調整するメンバー」の該当者ではなく、日程調整を作成したユーザーのGoogleカレンダー連携時の権限付与が不足している可能性があります。
一度Googleカレンダー連携を解除いただき、再度連携をお願いいたします。
Googleカレンダー連携時、Google Meet URLを非発行にする設定をHERPに依頼している場合は意図した挙動となります。
HERP 上の設定の確認
「管理画面」 > 「メンバー管理」からメールアドレスを確認いだだき、ご利用のカレンダーサービスで使用しているメールアドレスとあっているかをご確認ください。
※エイリアスをご使用の場合、カレンダーに予定が作成されないことがありますのでご注意ください。
外部サービスの設定の確認
Google カレンダー連携済の場合
以下ページを参考にGoogleカレンダー側の設定などをご確認ください。
Googleカレンダー非連携の場合
Googleカレンダー連携をしていない場合、選考予定はical データとしてメールで送付され、メーラーがカレンダーに予定を入れている仕組みになっています。
特定のメンバーのアカウントのメーラーもしくは予定表の設定が変更されたためその仕組みがうまく動作していないことが考えられます。メーラーもしくは予定表の設定をご確認ください。なお、Google Workspace をお使いの場合、Google カレンダー連携すると問題が解消される可能性がありますのでお試しください。
現在の仕様では、Google カレンダーの API の関係で、HERP Hire上で予定を作成したメンバーが連携している Google カレンダー上にも予定が作成されます。どうしてもご自身のカレンダーに予定を作成されたくない場合の運用として、他社様ではHERPのGoogle カレンダー連携に利用するGoogle Workspaceアカウントを作成・ご利用いただく事例もございますので、ご参考としていただければ幸いです。
普段お使いの Google Workspace アカウントとは別に、HERP の Google カレンダー連携に利用する Google Workspace アカウントを用意して連携いただくと、普段お使いのカレンダーにも予定が入ってしまう仕様を回避できます。なお、Googleアカウントの作成可否等は、貴社内でご確認のうえご利用いただけますと幸いです。
操作手順は下記の通りです。
recruting@~~~~~.co.jp のような採用専用のGoogleアカウントを発行する
HERPに上記のアドレスを選考予定作成整用のアカウントとして招待する
Googleカレンダー連携を行う
アカウント・全体設定の「外部サービスアカウント」ページを開く
「Googleカレンダー」をクリックする
右側の「…」アイコンボタンをクリックする
「連携する」をクリックした後、Google の指示に従う
他社様からも同様のご要望をいただくケースが増えてきておりますため、改善方針を検討しております。
カレンダーに候補日がない場合、候補者には以下のような画面が表示されます。
1. カレンダーに空きはあるか？
提示される候補日程は、「翌日から1週間以内」（1週間以内の候補日程が10枠に満たなかった場合のみ、1週間以降（30日以内））です。
1ヶ月先まで空いている候補日がない場合は、候補日の表示ができません。
2. 終日予定は入ってないか
終日予定が入っている場合は、候補日として表示されません。
候補日として表示したい日が表示にない場合は、終日予定がないかご確認ください。
3. Googleカレンダーの予定は「予定なし」になっているか
表示したい日時に入れている予定の詳細が「予定あり」になっている場合は、候補日として表示されません。候補日として表示したい場合は、「予定なし」にしてください。
4.招待されている予定はないか
招待された予定に未回答、または「未定」「はい」と回答している場合、候補日として表示されません。候補日として表示したい場合は、「いいえ」と回答するか、「予定なし」に変更してください。
「空き日程を共有する方法」
現在の仕様では参加の返答に関わらず全て候補日から外れます。予定への回答が「参加しない」や「未定」の場合でも同様です。
「日程を提案する方法」
※コンタクト利用テナントのみ
提案した日程に予定が重なっていても、候補日程から外れることはありません。（予定有無および参加回答に関係なく候補として表示され続けます）
「空き日程を共有する方法」
下記の対応を行なっていただくと候補日程として表示することができます。
被せても良い予定には予定名に
[面接可]と入れる
Googleカレンダーの予定名に
[面接可]という文字列を含めていただくことで、候補日程として提示することができます。[面接可]の[]は半角で入力してください。複数予定が重なっており一方のみ
[面接可]を含んでいる場合は候補日程となりません。
※ 8:00-9:00、9:00-10:00は候補日程になる。
Googleカレンダー側で「予定なし」に設定する
Googleカレンダー上の重なる予定に「不参加」と回答する
Googleカレンダーで予定を作成・編集される際に、参加しますか？に「いいえ」と回答いただくことで、候補日程として提示することができます。
「日程を提案する方法」
※コンタクト利用テナントのみ
提案した日程に予定が重なっていても、候補日程から外れることはありません。
「日程調整可能な時間帯」に指定した時間帯の中でも候補日程として表示しない方法は2つあります。
Googleカレンダーに「面接不可」等の予定を作成する
表示したくない時間帯にGoogleカレンダーに「面接不可」等の予定を作成していただくことで、候補日程として表示されなくなります。
Googleカレンダーで不在予定を作成する
Googleカレンダーで予定を作成される際に、外出中を選択していただくことで、候補日程から除外することができます。
URLを閲覧している時点から、翌日以降で1週間以内の日程 ※1週間以内の候補日程が10枠以下の場合のみ、1週間以上先（30日以内）の日程が表示されます。
※ 1週間以上先の日程を提示したい場合は、機能利用フォームより「日程調整の候補日を2週間先まで表示する」を申請いただくと、候補日程の期間を2週間に拡大できます。ご希望の方はこちらから利用申請いただけます。
※コンタクト利用テナントのみ
仮時間枠として選択することができる日程は、翌日から30日以内です。
日程調整リンク送付時に、もしご都合に合う日程がなければ候補者さんの空いている日程をテキストで挙げていただくよう一言添えていただくことを推奨しております。
海外の候補者が日程調整リンクにアクセスした場合、候補となる日時は候補者の使用している端末のタイムゾーン設定に沿って表示されます。
日程確定後の画面も候補者の使用している端末のタイムゾーン設定に沿って、日時が表示されます。
HERP Hire上では、確定した日時が Asia/Tokyo JST（UTC+9）にて表示されます。
候補者の方へは日程確定やWeb会議URLのメール通知等はございません。応募者メールなどでWeb会議のURLをお知らせいただきますようお願いします。
なおWeb会議が「Google Meet」の場合については、日程調整リンクで選考予定の選択完了をした際の画面に、Web会議URLが記載されます。
日程確定後に完了画面を閉じた後でも、該当の日程調整リンクにアクセスいただくと再度確定時の画面が表示されます。
ご契約時期により、一部のテナント様はこちらの機能が適用されていない場合があります。ご利用をご希望の場合は、HERP側で設定が必要となるため、お問い合わせください。
会議室は、1度の日程調整時に最大5つまで複数選択可能です
「更新する」ボタンをクリックすると、最新の会議室のリソースが連携されます
「日程を調整するメンバー」に選択された参加者と選択した会議室において両方空きのある日程が表示されます
会議室が選択されているカレンダーのタイトルに[面接可]と記載しても会議室の空き枠としてはカウントされません。
また、会議室が選択されているカレンダーが「予定なし」の場合でも会議室の空き枠としてはカウントされません。
選択された日程で、参加者と会議室を含めた選考予定がHERP HireとGoogleカレンダー上に作成されます
会議室は、選択された日程で空いていた会議室いずれかがランダムで選択されます。選択された会議室はGoogleカレンダーの予定より確認可能です
候補者が日程調整リンクを開いたタイミングでは空いていたが、日程を選択のタイミングですべての会議室が埋まってしまった場合は、日程確定できません
選択した日程に空きがありませんでした。リロードしてもう一度日程を選択してください。というメッセージが表示されます日程調整リンクが作成された時点で存在した会議室のリソースが、候補日程表示や日程確定のタイミングでGoogleカレンダーに存在しない場合以下それぞれの動作となります
日程確定時に存在しない時：日程確定できない
候補日程表示時に存在しない時：候補日程を表示できない
日程調整リンクの確定により会議室を選択した状態で選考予定が作成された後、「選考予定を削除する」操作を行った場合、Googleカレンダー上で該当の予定は削除され、選択された会議室も開放されます。
HERP Hire上の選考予定を削除した場合、元に戻すことはできません。また、HERP社にご依頼いただいた場合でも復元はできないため、選考予定の再作成にてご対応ください。
メール通知やSlack通知から内容を確認する方法
選考予定を作成したタイミングで、選考予定に参加者としてアサインされたメンバーのメールやSlack通知先チャンネルなどの通知先にHERP Hireから通知が届きます。 その通知に、選考予定の内容が記載されているため内容を確認することができます。
例）選考予定作成時のSlack通知先チャンネルに届く通知
※通知自体を削除した場合や、メール通知・Slack通知の設定をオフにしていたことによって通知が届かなかった場合は、内容を確認することができません。