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応募詳細の「エージェントメール」タブから件名と本文を入力します。
件名にはデフォルトで「【
企業名（社名）】応募氏名様について (HERP Hire)」が入ります。サブメールアドレスが設定されている場合、デフォルトでCc先に入ります。
ファイルを添付する場合は、「ファイルを添付する」をクリックして、添付したファイルを選択します（送受信できるファイルの容量は最大7MB）。
送信が完了すると送信したメールがページの下部に表示されます。
エージェントメールの差出人表示について
送信元メールアドレス：
（英数字のランダムな文字列）@candidacy.herp.cloud送信者名：会社名
本文上限4,000文字まで送信することができます。
メッセージがHERP Hire上に保存されていれば、メールが正しく送信されています。メールが届いていない場合は、受信側のメール設定をご確認していただくようお願いします。
受信したエージェントメールに対して「返信する」 ボタンをを押すと、そのメールの件名の冒頭に
Re:が自動で追加されます。Ccを入れて送付したメールに対しエージェントから返信メールが届いた場合、 そのメールに対し「返信する」 ボタンを押すと、Cc として指定したメールアドレスが、新規で作成するエージェントメール のCc 欄にもデフォルトで追加されます。
Ccに指定されているアドレスがToに指定されているアドレスと重複している場合、自動で重複しているCcのメールアドレスが削除されます。
エージェントが利用しているメールクライアントによっては、正常にメッセージのやり取りができない場合がございます。ご了承ください。
応募者メールを送信する際にテンプレートを挿入する方法をご案内します。
応募詳細の「エージェントメール」タブから「テンプレートを挿入する」をクリックします。
テンプレートの選択画面が表示されるので、テンプレートを選択する
※「テンプレートを作成する」から新たなテンプレートの追加も可能
テンプレートを選択したら「挿入する」をクリックすれば、メールの件名と本文にテンプレートが挿入される
エージェントに操作時点から翌72時間以内にメール送信を予約する方法をご案内します。
1.応募詳細の「エージェントメール」タブから、件名・本文を入力し、「送信する」ボタンの右の「▼」ボタンをクリックします。
2.「次の午前9時にメールを送信予約する」または「日時を指定してから送信予約をする」を選択してメールの送信日時を予約します。
「次の午前9時にメールを送信予約する」を選択した場合。
日本時間の次の午前9時に、当該メールが送信されます。
「日時を指定してから送信予約をする」を選択した場合。
操作時点から72時間以内の時刻送信日/時刻について、00分もしくは30分どちらかの時刻を指定します。
予約した時刻に、当該メールが送信されます。
送信予約されているメールは、エージェントメールタブ内で、予約されている時刻とともに表示されます。
送信予約されているメールにマウスカーソルを合わせると、送信予約を「削除」アイコンが表示されます。
「削除」アイコンをクリックし、予約を取り消すことができます。
補足
送信済みのメールは、取り消すことができません。
一括メールの送信自体は、HERP Hire上ではなく、ご利用のメールクライアントソフトから送信されます。
エージェントタブをクリックし、メールを送信したいエージェントのチェックボックスをクリックします。
このとき、エージェントタグで検索した状態で「メールを一括送信する」をクリックすると、該当のタグが付けられているエージェントをまとめて選択し、メールを一括送信することができます。
メールを送信したいエージェントを選択したら、「メールを一括で送信する」をクリックします。
メールクライアント上でメールを作成し、メールを送信します。
Bccには選択したエージェントのメールアドレスが入力された状態で、ブラウザ及びデバイスに設定されているデフォルトのメールクライアントが開きます。送信先の確認、件名、本文を入力してメールを送信してください。
※ エージェントのサブメールアドレスもBCCに入力されます。
※ 送信元のメールアドレスは開いたメールクライアントで設定されているメールアドレスとなります。
「メールを一括で送信する」選択時に、「エージェントの選択上限を超えています。選択数を減らして再度お試しください。」とエラーメッセージが表示される場合がございます。
Bccに指定できるメールアドレスの文字数には上限があるため、エラーメッセージが表示される場合は数回に分割して送付をお試しください。
※目安としては、1メールアドレスを30文字と仮定した場合、68件のメールアドレス（サブアドレス含む）が上限となります。
削除すると、元に戻すことはできません。
エージェントから推薦された応募の、応募詳細の「エージェントメール」タブを開きます。 送信済みメールの右側にあるゴミ箱アイコンをクリックし、表示される確認で「削除する」をクリックすると削除できます。
削除したメールを元に戻すことはできない
メールを削除すると全てのユーザが閲覧できなくなる
相手方からの最新のエージェントメールが削除されていた場合、エージェント側には新しいスレッドとしてメールが送信される
HERP Hire 上のメールを削除しても、削除したメールの内容が載っているメール、Slack、Chatworkでの通知は消えない
応募者やエージェントからメールが届いたタイミングで、ユーザーのメールやSlack通知先チャンネルなどの通知先にHERP Hireから通知が届きます。 その通知に、メールの内容が記載されているため内容を確認することができます。
応募者やエージェントへメールを送信した場合は通知は届きません。
通知自体を削除した場合や、メール通知・Slack通知の設定をオフにしていたことによって通知が届かなかった場合は、内容を確認することができません。
例）メール受信時にSlack通知先チャンネルへ届いた通知
エージェントにはサブメールアドレス設定をすることができます。サブメールアドレスの設定を行うことで、複数の担当者がいるエージェントの管理やコミュニケーションを円滑に行うことができます。
設定方法はこちらのガイドをご確認ください。
エージェント用の推薦フォームより追加された応募の場合のみ「エージェントメール」タブが表示されます。
「応募を追加する」から応募経路をエージェントとした場合、またはCSVで応募者をインポートした場合などは応募詳細に「エージェントメール」タブが表示されません。
またエージェントから追加された応募の場合でも、権限が「ゲスト」の方はエージェントメールをご利用できないため、エージェントメールのタブ自体が表示されません。
エージェントと HERP Hire 上でメールのやりとりをしたい場合は、下記2つの方法があります。
エージェントに再度推薦を依頼する HERP Hire エージェント用の推薦フォームから再度推薦をいただくようエージェントへ依頼する。
「応募者メール」タブにてやりとりを行う 応募者情報にエージェントのメールアドレスを設定することで、「応募者メール」タブでエージェントとやり取りをすることが可能です。この方法を使う場合には応募者とメールのやり取りが発生する場合に混同しないようにご注意ください。
1については、エージェント一覧にて取得できるエージェント用の推薦フォームURLからエージェントの代わりにご自身で候補者の推薦をおこなうことで、「エージェントメール」タブを利用することも可能です。（推薦操作時は当該エージェントへ完了メールが送信されるため、ご留意ください。また、先に追加した応募は「非選考対象」で選考終了してください。）
応募者メール、エージェントメールの表示が文字化けする場合があります。
いくつかの要因が考えられますが、本記事では以下のような文字が本文中に含まれる場合に関してご案内します。
<html><head><meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"></head><bodydir="auto"><div>...それ以外の文字化けが起きている場合、お手数ですがこちらからお問合せください。
送信者(応募者・エージェント)側に起因する可能性がございます。
主要なメーラーにおいては、送信時に HTML形式とテキスト形式で送信しており、HERP Hireはテキスト形式の内容を表示しております。
ただし、送信者のメーラーの設定等によっては、HTMLメールのみが送付される場合があり、上記の内容はその際に表示されるものとなっております。
送信者(応募者・エージェント)側に、メーラーの設定を変更していただく。
※「HTML形式」を設定している可能性があるため「テキスト形式」で送るよう変更していただく。
送信者(応募者・エージェント)側に、別のメーラーを利用いただくようにお伝えいただく。
「メールを一括で送信する」選択時に、「エージェントの選択上限を超えています。選択数を減らして再度お試しください。」とエラーメッセージが表示される場合がございます。
Bccに指定できるメールアドレスの文字数には上限があるため、エラーメッセージが表示される場合は数回に分割して送付をお試しください。
※目安としては、1メールアドレスを30文字と仮定した場合、68件のメールアドレス（サブアドレス含む）が上限となります。
HERP Hireのエージェント一斉メール送信は、HERP Hireではなく、利用しているユーザーの方が使っているメールクライアントを使って送信します。
うまく送信できない場合は、以下の手順にて、メールクライアントの変更をお願いいたします。
Macをお使いの方
Gmail, Outlook for web に変更される場合はこちら
chrome://settings/handlers を開き
mail.google.comに対してデフォルトに設定としますまたは、Gmailをブラウザ上で立ち上げると、アドレスバー部分に以下画像のようなアイコンが表示されるため、クリックし「許可する」にて完了します
Outlook for webに変更される場合、ページ内の
mail.google.comをoutlook.live.comに置き換えて設定してください。
Windowsをお使いの方
Gmail, Outlook for web に変更される場合
デバイス上の設定とブラウザ上の設定が必要です。
Outlook for webに変更される場合、ページ内の
mail.google.comをoutlook.live.comに置き換えて設定してください。
デバイス上の設定
Windows 11の場合：スタートメニュー > 設定 > アプリ > 既定のアプリ >検索窓で「MAILTO」を検索 > MAILTOの欄で Google Chrome を選択してください。
Microsoft 公式のヘルプページに詳細な記載がないため、より詳細な情報やWindows 8 以前のOSの設定方法は「Windows メールアプリ 変更」などで検索してご確認いただけますと幸いです。
ブラウザ上の設定
Gmailをブラウザ上(Google Chrome)で立ち上げると、アドレスバー部分に以下画像のようなアイコンが表示されるため、クリックし「許可する」にて完了します。
※上記アイコンが表示されない場合
1. デバイス上の設定を再度見直し、MAILTOの設定に問題がない場合は、以下の3. プロトコルハンドラの設定に進み、「メール」の設定状況をご確認ください。
プロトコルハンドラの設定
プロトコルハンドラの設定画面（chrome://settings/handlers） を開き、「メール」で
mail.google.comが【既定】の設定になっていることを確認してください。
※【既定】が表示されていない場合や、プロトコルの処理を許可しないサイトに mail.google.comが含まれている場合
プロトコルハンドラ設定画面の「メール」の、
mail.google.comを一度削除し、2. ブラウザ上の設定から再度設定し直してください。
ネイティブアプリのメールクライアントに変更する場合
Windows 11の場合：スタートメニュー > 設定 > アプリ > 既定のアプリ >検索窓で「MAILTO」を検索 > MAILTO の欄で設定したいメールクライアントを選択してください。
Microsoft 公式のヘルプページに詳細な記載がないため、より詳細な情報やWindows 8 以前のOSの設定方法は「Windows メールアプリ 変更」などで検索してご確認いただけますと幸いです。