Zoomと連携する

• 日程調整機能でZoom URLの発行はできません（「予定の作成」のみで自動発行が可能）。代替方法については本ページ「日程調整リンク機能（「予定を調整する」）とZoomの併用について」をご確認ください。

• Zoomの仕様上、1人のZoomユーザーは基本的に同時に1-2つのミーティングしか開催できません（下図参照）。※ただしプランによる

• → よって、意図せず候補者がZoomミーティングに参加できない、あるいは開催できない可能性を鑑み、任意のZoomユーザーがホストとなるミーティングは時間帯が重複しないように運用する必要があります。

このZoomの仕様を考慮した場合、Zoom連携方法には大きく3つのパターンがあります。貴社の運用上ベストな方法をご検討ください。

「Zoomアカウント設定 」: 管理者

「Zoomユーザー設定」：管理者/リクルーター/アシスタント/ゲスト

ZoomはZoomアカウントとそれに紐づく1人以上のZoomユーザーから構成されるモデルとなっています。今回のZoom連携では管理者が「Zoomアカウント」と連携した上で、各面接官が自身の「Zoomユーザー」を連携します。

「管理者によるZoomアカウント設定 」> 「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」の順に設定します。

1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービス連携」 > 「外部サービス連携を追加する」 > 「Zoom」を選択する

※ 「外部サービス連携」の項目は管理者権限のユーザーにのみ表示されます。

2. Zoomへのログインを促された場合はログインし、Zoomの画面の指示に従って認証を完了させる。 ※ なお、オーナー権限もしくは管理者権限を持つZoomユーザーしか認証を完了させることができませんので、認証に失敗する場合はZoom上の「アカウントプロフィール」にて権限をご確認ください。

1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービスアカウント情報」 > 「Zoom」を選択

2. 「新しいアカウントと連携する」を押して自分のZoomユーザーを連携する。 ※ このときに連携するアカウントは、管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーを連携してください。管理者が設定したZoomアカウントに所属していないユーザーを連携しても本機能は動作しませんのでご注意ください。

※ 個人のZoomアカウントおよびそのユーザーをはじめとした、アカウントレベルで異なるZoomユーザーを連携してしまう事例がよく報告されております。

管理者権限を持つ方がZoom上の「ユーザー管理」-> 「ユーザー」から確認できるユーザー一覧で確認できるユーザーを指します。本画面から当該Zoomユーザーを追加することもできます。

なお、先述の手順でZoomアカウント設定をしたユーザーは、自動的にZoomアカウント設定時に使用したZoomユーザーが連携された状態となっています。

1. 設定作業終了後、選考予定作成画面においてZoomと連携済みのユーザーにZoomアイコンがつきます。

2. 選考予定作成時にZoom連携済みのユーザーが参加者に含まれる場合、ZoomのミーティングURLが発行されます。 発行されたURLは選考予定に記載されるとともに、Googleカレンダーなどのカレンダーに登録された予定にも記載されます。

• 選考予定編集時にZoom連携済みのユーザーを参加者として追加および削除して保存をしても、ZoomのミーティングURLは新たに発行・削除されません。同様に、選考予定を削除してもZoomのミーティングURLは削除されないためZoom上でミーティングを削除する必要があります。

• Zoomユーザー設定をしている選考予定参加者が複数いる場合、いずれか1名のZoomユーザーがホストであるZoomミーティングのURLが発行されます。ただしZoom側の仕様によってホストとなるZoomユーザーを指定することはできませんのでご了承ください。

• Zoomユーザーは各HERPユーザーで同一ものを使用することができます。例えば採用担当用のZoomユーザーが1つだけの場合でも、各面接官にそのZoomユーザーを設定することができます。

• Zoomのミーティングタイトルは、HERP側では設定できません。URLの発行しかできないため、その他の設定や変更はZoom側で行っていただく必要があります。

• 日程調整機能を利用した場合ZoomのミーティングURLは発行されません。代替方法については、 日程調整で、日程確定後Zoom URLが表示されない をご確認ください

現時点では、日程調整機能を利用した場合ZoomのミーティングURLは発行されません。代替案は下記をご確認ください

• 日程調整リンクを候補者に共有し日程が確定した後に、手動でZoomのミーティングURLを発行してください。URL発行手順などの詳細については、Zoomのサポートサイトなどをご確認ください。

• HERP Hire上の選考予定やGoogle/Outlookなど外部カレンダーに登録された予定に、発行したURLの記載をしてください。

• 発行されたZoomのミーティングURLを応募者メールなどで候補者に送付してください。

• 事前発行済みの固定のZoomのミーティングURLがある場合、「日程調整リンクを作成する」の「選考予定の詳細」にURLを記載すると、HERP Hire上の選考予定の詳細に記載されるとともに、Google/Outlookなど外部カレンダーに登録された予定にも記載がされます。

• ZoomのミーティングURLを応募者メールなどで候補者に別途送付してください。

ZoomからURLを発行する際にミーティングURLにパスコードを含める場合はZoom個人の設定だけで設定できますが、HERPからZoomのURLを発行する場合にミーティングURLにパスコードを含めるためにはZoom管理者の設定が必要になります。

Zoom の設定で「アカウント管理」 > 「アカウント設定」 > 「ミーティングパスコード 」から所属するアカウント全てのミーティングパスコードのセッティングをONにした上で「ロック済み」にすれば自動的にミーティングURLにパスコードが含まれるようになります。この操作にはZoomアカウントの一定の権限が必要です。

以下画像赤字の鍵マークが青になっていれば設定完了です。

HERPから登録した予定は標準時UTC (GMT+0:00) で登録されます。日本時刻であるGMT+9:00と9時間のずれがありますが、GMT+9:00で計算して時刻があっていれば特に問題ありません。本仕様は日本以外のタイムゾーンのユーザー様に配慮しています。

1. Zoomアカウントの連携解除は「外部サービス連携」 > Zoomの「連携詳細を確認・変更する」メニューを開く

2. Zoomユーザーの連携解除は「外部サービスアカウント」 > Zoom を開く