Zoomと連携する

• Zoomの仕様上、1人のZoomユーザーは基本的に同時に1-2つのミーティングしか開催できません（下図参照）。※ただしプランによる

• → よって、意図せず候補者がZoomミーティングに参加できない、あるいは開催できない可能性を鑑み、任意のZoomユーザーがホストとなるミーティングは時間帯が重複しないように運用する必要があります。

• なお日程調整機能を使わない運用の場合、Zoom連携には大きく以下の方法が考えられます。貴社運用を踏まえたベストな方法をご検討ください。

「Zoomアカウント設定 」: 管理者

「Zoomユーザー設定」：管理者/リクルーター/アシスタント/ゲスト

ZoomはZoomアカウントとそれに紐づく1人以上のZoomユーザーから構成されるモデルとなっています。今回のZoom連携では管理者が「Zoomアカウント」と連携した上で、各面接官が自身の「Zoomユーザー」を連携します。

「管理者によるZoomアカウント設定 」> 「それぞれのHERPユーザーによるZoomユーザー設定」の順に設定します。

1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービス連携」 > 「外部サービス連携を追加する」 > 「Zoom」を選択する

※ 「外部サービス連携」の項目は管理者権限のユーザーにのみ表示されます。

2. Zoomへのログインを促された場合はログインし、Zoomの画面の指示に従って認証を完了させる。 ※ なお、オーナー権限もしくは管理者権限を持つZoomユーザーしか認証を完了させることができませんので、認証に失敗する場合はZoom上の「アカウントプロフィール」にて権限をご確認ください。

1. 「アカウント・全体設定」> 「外部サービスアカウント情報」 > 「Zoom」を選択

2. 「新しいアカウントと連携する」を押して自分のZoomユーザーを連携する。 ※ このときに連携するアカウントは、管理者が設定したZoomアカウントに所属するZoomユーザーを連携してください。管理者が設定したZoomアカウントに所属していないユーザーを連携しても本機能は動作しませんのでご注意ください。

※ 個人のZoomアカウントおよびそのユーザーをはじめとした、アカウントレベルで異なるZoomユーザーを連携してしまう事例がよく報告されております。

管理者権限を持つ方がZoom上の「ユーザー管理」-> 「ユーザー」から確認できるユーザー一覧で確認できるユーザーを指します。本画面から当該Zoomユーザーを追加することもできます。

なお、先述の手順でZoomアカウント設定をしたユーザーは、自動的にZoomアカウント設定時に使用したZoomユーザーが連携された状態となっています。

1. 設定作業終了後、予定の作成・調整画面において、参加者のリスト上でZoomと連携済みのユーザーにZoomアイコンがつきます。

2. そのうえで、予定の作成・調整時にWeb会議URLの発行種類にて「Zoom」が選択できるようになります。また、合わせてホストを指定することも可能です。

発行されたURLは選考予定に記載されるとともに、Googleカレンダーなどのカレンダーに登録された予定にも記載されます。

• 確定した予定の編集時にZoom連携済みのユーザーを参加者として追加および削除して保存をしても、ZoomのミーティングURLは新たに発行・削除されません。同様に、選考予定を削除してもZoomのミーティングURLは削除されないためZoom上でミーティングを削除する必要があります。

• Zoomユーザーは各HERPユーザーで同一ものを使用することができます。例えば採用担当用のZoomユーザーが1つだけの場合でも、各面接官にそのZoomユーザーを設定することができます。

• Zoomのミーティングタイトルは、HERP側では設定できません。URLの発行しかできないため、その他の設定や変更はZoom側で行っていただく必要があります。

ZoomからURLを発行する際にミーティングURLにパスコードを含める場合はZoom個人の設定だけで設定できますが、HERPからZoomのURLを発行する場合にミーティングURLにパスコードを含めるためにはZoom管理者の設定が必要になります。

Zoom の設定で「アカウント管理」 > 「アカウント設定」 > 「ミーティングパスコード 」から所属するアカウント全てのミーティングパスコードのセッティングをONにした上で「ロック済み」にすれば自動的にミーティングURLにパスコードが含まれるようになります。この操作にはZoomアカウントの一定の権限が必要です。

以下画像赤字の鍵マークが青になっていれば設定完了です。

HERPから登録した予定は標準時UTC (GMT+0:00) で登録されます。日本時刻であるGMT+9:00と9時間のずれがありますが、GMT+9:00で計算して時刻があっていれば特に問題ありません。本仕様は日本以外のタイムゾーンのユーザー様に配慮しています。

1. Zoomアカウントの連携解除は「外部サービス連携」 > Zoomの「連携詳細を確認・変更する」メニューを開く

2. Zoomユーザーの連携解除は「外部サービスアカウント」 > Zoom を開く